檔案寄存管理外包，這在一般行業(yè)人士還稍顯陌生的詞匯，卻在國(guó)外早已是成熟產(chǎn)業(yè)，在北美、歐洲，檔案外包經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，已經(jīng)形成百億美金的市場(chǎng)，金融行業(yè)及大型企業(yè)均是檔案寄存外包的主要客戶(hù)，據(jù)外包協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，世界500強(qiáng)企業(yè)中已經(jīng)有85%以上采取了檔案寄存管理外包服務(wù)。
然而目前在國(guó)內(nèi)，接受檔案外包的大中型企業(yè)尚不到2%的比例，正是發(fā)現(xiàn)其中的市場(chǎng)需求與國(guó)外的巨大落差，讓部分檔案行業(yè)相關(guān)的公司獵足于此。
“在我們跟客戶(hù)溝通檔案掃描外包的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)他們正在為檔案的存放問(wèn)題發(fā)愁，從去年到今年，他們新開(kāi)了十多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，且業(yè)績(jī)的爆發(fā)性增長(zhǎng)，造成現(xiàn)有的庫(kù)房遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案的增長(zhǎng)速度，再租庫(kù)房，從地方選址到人員配備，都是一系列的事情，還不如干脆外包出去”，從檔案掃描外包行業(yè)轉(zhuǎn)型到檔案儲(chǔ)存外包的檔案公司市場(chǎng)部表示，他們單業(yè)務(wù)正是從保險(xiǎn)公司的迫切需求開(kāi)始的。
業(yè)務(wù)檔案的增長(zhǎng)造成檔案存儲(chǔ)空間的緊缺性，其實(shí)這些業(yè)務(wù)檔案與我們每個(gè)人都息息相關(guān)，去銀行辦理業(yè)務(wù)每一張簽字的單據(jù)保存15年，房屋按揭貸款協(xié)議放在銀行里長(zhǎng)期保管，去保險(xiǎn)公司簽定的壽險(xiǎn)合同保管，在房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商那簽定的購(gòu)房協(xié)議合同保管，去醫(yī)院看病住院的病案需保管30年……這些“無(wú)比重要”的檔案短時(shí)間內(nèi)不能銷(xiāo)毀，且得宜于近幾年中國(guó)人口紅利的釋放，相應(yīng)檔案增長(zhǎng)速度也遠(yuǎn)存放空間的承受能力，而自建庫(kù)房必然要承擔(dān)巨大的硬件投資與管理成本，采取低成本的外包方式無(wú)疑成為優(yōu)選。
檔案寄存指的是單位或個(gè)人與第三方檔案保管機(jī)構(gòu)簽署合約，將檔案委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管的一種檔寄存案管理方式。
（1）檔案庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)
締照公司檔案庫(kù)采用鋼質(zhì)導(dǎo)軌式密集架，檔案庫(kù)的建設(shè)嚴(yán)格按照檔案局安全保護(hù)的管理技術(shù)要求實(shí)施，嚴(yán)格做好檔案庫(kù)房檔案安全保護(hù)的“九防”要求。
（2）檔案管理流程
① 檔案交接
檔案交接是甲乙雙方固定的工作人員對(duì)甲方檔案的單位名稱(chēng)、檔案名稱(chēng)、檔案數(shù)量、檔案發(fā)生的年限、檔案保存期限進(jìn)行確認(rèn)后，雙方共同在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，并加蓋相應(yīng)印鑒。乙方加蓋檔案入庫(kù)章，甲方加蓋公司工章或其他甲方認(rèn)可的印章，以示交接完畢。
② 檔案裝箱
乙方按照甲方檔案的單位名稱(chēng)、檔案名稱(chēng)進(jìn)行整理裝箱，并明確檔案數(shù)量、發(fā)生的年限、保存期限。
③ 檔案箱封簽
乙方免費(fèi)為甲方提供條形碼封條，甲方封裝前須將檔案箱內(nèi)容與條形碼封條配對(duì)并加蓋甲方相應(yīng)印鑒。
④ 檔案運(yùn)輸
乙方為甲方提供免費(fèi)檔案運(yùn)輸服務(wù)，運(yùn)輸時(shí)甲方有義務(wù)協(xié)助乙方工作人員搬運(yùn)檔案箱及核對(duì)檔案數(shù)目。
⑤ 檔案錄入
甲方檔案進(jìn)入乙方檔案庫(kù)前，乙方工作人員按照檔案箱條形碼封條的檔案信息錄入乙方自主開(kāi)發(fā)的檔案管理查詢(xún)系統(tǒng)。
⑥ 檔案上架 檔案上架是根據(jù)檔案查詢(xún)系統(tǒng)生出的具體位置，不得隨意存放。
⑦ 檔案提取與調(diào)閱
甲方專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案提取和調(diào)閱，并提供工作證件、甲方介紹信及調(diào)閱人員身份證復(fù)印件，以供乙方留底備案。乙方并與甲方檔案專(zhuān)管部門(mén)進(jìn)行電話(huà)確認(rèn)，確認(rèn)無(wú)誤后方可查閱。
⑧ 檔案銷(xiāo)毀
乙方根據(jù)甲方檔案保存的期限，向甲方提出銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀需甲方提供的相關(guān)手續(xù)，銷(xiāo)毀過(guò)程甲方全程監(jiān)督，并錄影像資料供乙方保存。
⑨ 檔案庫(kù)實(shí)時(shí)監(jiān)控
視頻監(jiān)控系統(tǒng)可實(shí)時(shí)監(jiān)控并錄像（錄像資料保存三個(gè)月）。甲方計(jì)算機(jī)終端可實(shí)時(shí)監(jiān)控存放自己檔案的區(qū)域。
