實施檔案數(shù)字化外包是一個科學(xué)管理的過程。加強檔案數(shù)字化外包過程管理，應(yīng)抓好檔案部門的安全管理和外包公司規(guī)范管理兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
（一）檔案部門的安全管理
1.成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。
2.根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。
3.提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。
4.對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)。
建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。
5.制定檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

6.建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)實施檔案數(shù)字化外包項目的全過程。
7.建立監(jiān)管機制，對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的保密、安全措施落實情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。
（二）加強對外包公司的規(guī)范管理。所謂對外包公司業(yè)務(wù)行為的規(guī)范管理，是指檔案館通過一系列措施和辦法，促使外包公司人員以積極、主動的態(tài)度支持與配合檔案數(shù)字化過程中的具體活動。
 加強外包工作的控制和監(jiān)督。開展數(shù)字化外包合作之前，應(yīng)明確外包公司工作職責(zé)和任務(wù)，用合同和制度進(jìn)行約束。簽訂保密協(xié)議，加強檔案安全教育。福建檔案館要求外包公司遵循的規(guī)章制度和規(guī)范準(zhǔn)則，應(yīng)在檔案數(shù)字化加工場所張貼上墻，或設(shè)置公告牌、LED顯示屏滾動顯示，要求外包人員認(rèn)識到并時刻遵守。對于違犯的人員，檔案館應(yīng)責(zé)令外包公司及時整改教育。